Savo klientų duomenų bazę galite lengvai importuoti Teamgate įmonių bei kontaktų modulius.
Pirmiausia, reikia paminėti, jog įkėlimui reikia duomenų bazę tinkamai paruošti. Duomenų bazė turi atitikti įkėlimo reikalavimus, tuomet sistemoje ji bus atvaizduota tvarkingai, o importavimas bus sėkmingas.
Importuoti galite šiuos duomenis:
- Įmones;
- Kontaktus;
- Šaltus kontaktus.
Importavimui tinkamas failas gaili būti išsaugotas 3 formatais:
- CSV (Comma separated values, iki 50 000 eilučių (columns));
- XLSX (Excel naujesnis formatas, iki 5 000 langelių (cells));
- Iš Google Contacts kontaktų duomenų bazės.
Pabrėžtina, jog kitais formatais galimybės įkelti savo failą nėra. Paprasčiausias ir populiariausias variantas yra importavimas iš XLSX formato, nes dauguma naudotojų turi MS Office programas. Jeigu Jūsų failas yra eksportuotas iš kurios nors kitos sistemos, veikiausiai jis bus standartiniu CSV formatu, atskirtu kabliataškiu.
Toliau - paaiškinsime, kaip importuoti duomenis į Teamgate XLSX formatu. Jeigu Jums yra aktualus CSV failo importavimas, sūlome perskaityti šį staipsnį.
"Kokius laukus galiu importuoti?"
Jūsų failas turi būti tvarkingas ir visi duomenys turi būti savo vietose. Paskirstykite viską stulpeliais: miestas - miesto stulpelyje, adresas - adreso, vardas pavardė - taip pat atskirame (vardas ir pavardė turi būti viename langelyje), įmonė - įmonės stulpelis ir t.t.
Importuojant šaltus kontaktus, yra palaikomi šie duomenys:
|
|
|
Kontakto duomenys
|
Įmonės duomenys
|
Jeigu turite daugiau įrašų, trinti juos nėra būtina, tiesiog keldami į Teamgate nepasirinkite jų importavimo (paspauskite X).
Privalomi laukai: Šalto kontakto vardas/Įmonės pavadinimas/Kontakto vardas.
"Nežinau, kur ir kaip įkelti duomenis, kurie tinkami tik man"
Jeigu sistemoje nėra tokių reikšmių, kurios yra Jūsų faile, mes siūlome pasinaudoti Papildomais laukais. Papildomi laukai - tai galimybė Teamgate sistemoje sukurti bet kokį jums reikiamą lauką, su bet kokiu pavadinimu ir bet kokio veikimo tipo. Yra du variantai, kaip galima juos panaudoti:
- Iš pradžių sukurkite jas sistemoje prie Papildomų laukų. Tarkime, Jums yra reikalingas laukas, kuriame žymėtumėte, kuris klientas įsigijo bilietus į seminarą. Nueikite Nustatymai - Prisitaikyti sistemą sau - Papildomi laukai ir sukurkite lauką Seminaras, į kurį importuojant įsikelsite kliento požymį.
- Papildomus laukus galite sukurti tiesiai iš importavimo aplinkos, pasinaudoję tam skirtu mygtuku:
"Kaip atrodo tvarkingas failas?"
Tvarkingo failo pavyzdys galėtų būti toks:
"Kaip įkelti rekvizitus prie įmonės ir kontakto?:
Importuojamame faile vienoje eilutėje įrašius įmonės pavadinimą, kontaktinį asmenį ir kitus rekvizitus, sistemoje bus sukurti du įrašai – įmonė ir kontaktas. Norėdami, jog rekvizitinė informacija ir požymiai būtų įkelti ir prie Kontakto ir prie Įmonės, savo importuojamame faile dubliuokite šių duomenų stulpelius. Importuojant duomenis nurodykite, kuris jūsų failo stulpelis atitinka kontakto duomenis, o kuris įmonės duomenis.
"Ar galėsiu filtruoti kontaktus pagal miestą, jeigu importuojant jis bus viename laukelyje su adresu?"
Deja, negalėsite. Miestas, pašto kodas, šalis ir adresas turėtų būti skirtinguose laukeliuose, įkeliant importuojamą failą, tik tuomet galėsite tvarkingai atlikti filtravimą.
"Jeigu kontaktas turi kelis telefonus arba el. paštus?"
Jie turėtų būti skirtinguose stulpeliuose Jūsų faile. Importavimo aplinkoje galėsite pasirinkti kuris telefono numeris kur turėtų atsivaizduoti ir pasirinkti jo tipą.
"Kaip atskirsiu įkeltus kontaktus nuo jau esančių Teamgate sistemoje?"
Turime puikų pasiūlymą: pasinaudokite žymėmis!
- Teamgate sistemoje sukurkite naują žymę, pavadinkite ją taip, kaip jums patogu (Nustatymai > Prisitaikyti sistemą sau > Žymės > Kontaktų žymės)
- Savo importuojamame faile pridėkite dar vieną stulpelį "žymės"
- Prie kiekvieno šalto kontakto arba įmonės/kontakto eilutės, stulpelyje "žymės" įrašykite reikšmę, kurią įrašėte pirmajame žingsnyje į Teamgate sistemą
- Importavimo aplinkoje pasirinkite, kad Jūsų stulpelis atitinka sistemos stulpelį "Žymės" ir priskirkite reikšmę.
- Įmonių ir Kontaktų bei Šaltų kontaktų moduliuose filtras "žymės" Jums padės rasti visus ką tik įkeltus įrašus.
Kaip importuoti paruoštus duomenis?
Importavimo mygtuką rasite 2 vietose:
1. Įmonių arba Kontaktų modulio viršuje, prie mygtuko "Naujas".
2. Nustatymuose (Nustatymai > Importavimas)
Paspauskite mygtuką Pasirinkti ir išsirinkite reikalingą failą savo kompiuteryje. Tokiu būdu sistemoje užsikraus Jūsų failo stulpeliai ir Jums liks tik priskirti sistemos pasirinkimus prie reikalingų reikšmių stulpelių. Nuimkite varneles nuo Jums nereikalingų stulpelių, kad jie neįsikeltų.
Kai kurių laukų priskyrimas yra kiek ypatingesnis. Štai tokių laukų sąrašas:
- Tipai;
- Veiklos;
- Statusai;
- Šaltiniai;
- Žymės;
- Šalys;
- Kiti papildomi laukai, kurių tipas yra "vienas pasirinkimas" arba "daug pasirinkimų".
Kai importavimo aplinkoje pasirinksite, jog jūsų stulpelį "Šalis" atitinka Teamgate sistemos laukas "Šalis", jums pasiūlys:
- Kairėje visus Jūsų įrašus, šalis;
- Dešinėje, visus Teamgate įrašus, šalis.
Jums liks tik nutempti kairiojo bloko reikšmę prie ją atitinkančios Teamgate sistemoje. Atrodys visai panašiai:
Atkreipkite dėmesį į apačioje esantį mygtuką "Priskirti automatiškai". Jis padės jums išvengti rankinio darbo priskiriant reikšmes, o padarys tai už jus automatiškai.