Teamgate CRM failus galite importuoti dviem formatais: XLSX ir CSV. Tam, kad informacija sistemoje būtų atvaizduojama teisingai ir importas būtų sėkmingas- būtina failą paruošti taip, jog atitiktų įkėlimo reikalavimus. Taip pat rekomenduojame pasinaudoti paruoštais failų šablonais (XLSX formatu), kuriuos rasite straipsnio pabaigoje.
Failo struktūra. Eilutės ir stulpeliai.
XLSX ir CSV failai sudaryti iš eilučių ir stulpelių. Stulpelis atitinka Teamgate laukelio reikšmę, o viena eilutė- informaciją, kuri bus priskirta vienam klientui. Pvz.: stulpelis vadinasi El. paštas, o laukelyje įvedamas el. pašto adresas priklausantis konkrečiam klientui.
- CSV (Comma Separated Values. Galite importuoti 50 000 eilučių)
- XLSX (Naujesnis Excel formatas. Importuojamų eilučių skaičius apskaičiuojamas pagal formulę: 150000 padalinkite iš stulpelių skaičiaus. Pvz., jeigu Jūsų faile yra 25 eilutės, tuomet 150000 : 25 = 6000. Vienu metu galite importuoti 6000 eilučių).
- Failo koduotė: UTC-8
Kaip teisingai išdėstyti informaciją?
Pirmiausia nuspręskite, kuriuos duomenis ketinate importuoti:
- Šaltus kontaktus;
- Kontaktus;
- Įmones;
- Įmones kartu su kontaktais.
Įmonės gali būti susietos su kontaktais (pvz.: vienoje įmonėje dirba keletas darbuotojų). Jeigu norite importuoti ir įmones ir susijusius kontaktus- turite paruošti vieną failą. Importuojant atskirai kontaktus ir atskirai įmones- sąsajos sistemoje nesusikurs- bus importuoti atskiri įmonių ir kontaktų sąrašai.
Importuojant šaltus kontaktus (Teamgate sistemoje šaltas kontaktas atvaizduoja tik kontakto (fizinio asmens) duomenis) galite viename faile importuoti ir susijusios įmonės duomenis. Pavadinime bus matomas vardas pavardė ir įmonės pavadinimas. Įmonės duomenys atsiras tik konvertavus šaltą kontaktą).
Taigi, jeigu ketinate importuoti įmones, kurios turi susijusius asmenis- viename faile turite sukurti du stulpelius "kontakto vardas" ir "įmonės pavadinimas" bei duomenis suvesti vienoje eilutėje. Tuo atveju, jeigu įmonė turi daugiau nei vieną susijusį kontaktą- naujoje eilutėje įmonės pavadinimą pakartokite tiek kartų kiek yra susijusių kontaktų (kitų įmonei priskirtų laukelių informacijos kartoti nereikia). Atitinkamai paruošti failą reikia ir tuo atveju jei į šaltų kontaktų sąrašą ketinate importuoti įmones ir kontaktus.
Teamgate galite importuoti tokius laukus (stulpelius):
- Privalomas laukas yra šalto kontakto/ kontakto/ įmonės vardas /pavadinimas. Vardas ir pavardė turi būti viename laukelyje! Visi kiti laukai importuojami pasirinktinai.
- Gimimo data.
- Kompanijos kodas.
- Atsakingas. (Sistemos naudojas, kuriam priskirtas kontaktas). Jei šis laukelis nėra importuojamas, tuomet pagal nutylėjimą visi importuoti kontaktai bus priskirti tam sistemos naudotojui, kuris importavo failą.
- Pareigos.
- PVM kodas.
- Industrija. Teamgte CRM rasite siūlomą industrijų sąrašą. Jeigu Jūsų importo faile yra daugiau industrijų- importavus, jos sistemoje bus sukurtos ir priskirtos kontaktams automatiškai.
- Šaltinis. Teamgate CRM pateikstas pavyzdinis šaltinių sąrašas. Jeigu naudojate kitus šaltinius, tiesiog surašykite juos savo faile ir importuojant šie laukai bus sukurti ir priskirti automatiškai.
- Asmens kodas.
- Statusas. Šalti kontaktai gali turėti statusus, kuriuos galite sukurti pagal savo poreikius. Įrašykite reikiamus statusus savo importo faile ir jie sistemoje bus sukurti ir priskirti automatiškai. Šių duomenų neimportuojant visiems importuotiems naujiems šaltiems kontaktams bus priskirtas statusas "Naujas". Kontaktai ir įmonės papildomai sukurtų statusų turėti negali, tad importo faile gali būti įvestos tik sisteminės statuso reikšmės. Taip pat, kontaktai ir įmonės turi "kliento statusą" ir "pirkimo statusą". Importuojant šios reikšmės turi būti suvestos atskiruose stulpeliuose. Šių duomenų neimportuojant kiekvienai įmonei ir kontaktui bus priskirtas statusas "Ne klientas" ir "Nėra galimybų".
- El. pašto adresas. Darbo, asmeninis ir kt. Galite importuoti neribotą kiekį el. pašto adresų, kurie bus priskirti vienam kontaktui. Visi el. pašto adresai turi būti atskiruose stulpeliuose.
- Telefono numeris. Darbo, asmeninis ir kt. Telefono numeris turi būti įrašytas kartu su šalies kodu pvz.: +370 626 *****. Telefono numerius įvedus šiuo formatu galėsite naudotis skambino funkcija. Galite importuoti neribotą kiekį telefono numerių, kurie bus priskirti vienam kontaktui. Visi telefono numeriai turi būti atskiruose stulpeliuose.
- URL.
- Adresas. Adresą sudarantys laukai t.y. gatvės ir namo bei buto numeris, miestas, valstybė, šalis- faile turi būti atskiruose stulpeliuose. Tai būtina atlikti tam, jog vėliau galėtumėte naudotis filtravimu pagal miestą ir šalį. Taip pat, jei importuotus kontaktus norėsite stebėti žemėlapyje, turite importuoti ir jų koordinates (ilguma ir platuma turi būti įrašyti atskiruose stulpeliuose).
Tikėtina, jog įprastinių sistemos laukų surinkti visai rekiamai informacijai nepakaks. Visa papildoma informacija gali būti išdėstyta kaip žymės bei įvairių tipų papildomi laukai. Pagrindiniai skirtumai tarp žymių ir papildomų laukų yra šie: žymės kontaktams gali būti priskirtos masiškai, taip pat yra galimybė pagal žymes filtruoti. Vienam kontaktui galima priskirti neribotą kiekį žymių. Norint kontaktams priskirti žymes surašykite jas atskirame stulpelyje "žymės" ir jos sistemoje bus sukurtos ir kontaktams priskirtos automatiškai. Jeigu vienam kontaktui norite priskirti daugiau žymių- įrašykite jas viename laukelyje ir atskirkite kableliais. Taip pat žymes galite sukurti ir prieš failo importą.
Tuo tarpu papildomi laukai gali būti priskirti kiekvienam kontaktui po vieną ir tik keli tipai "vienas pasirinkimas"; "daug pasirinkimų" ir "data" gali būti pridėti į filtrą. Papildomi laukai gali būti pridėti į kontaktų sąrašą:
Papildomų laukų nebūtina sukurti prieš failo importą- tai galima atlikti importo metu. Jeigu Jums reikalingas laukas "daug reikšmių"- visos kontaktui priskirtos reikšmės turi būti įrašytos viename laukelyje ir atskirtos kableliais.
Patarimai:
- Jeigu importo faile yra daugiau stulpelių negu norite importuoti- nebūtina jų ištrinti. Tai galėsite atlikti failo importo metu.
- Įsitikinkite, jog Jūsų faile nėra tuščių eilučių ar stulpelių.
- Įsitikinkite, jog visi kontaktai yra unikalūs, t.y. nėra pasikartojančių, kadangi sistemoje susikurs dublikatai.
- Sistema importuoja duomenis tik iš pirmojo puslapio. Jeigu Jūsų faile yra daugiau puslapių- juos ištrinkite.
- Norėdami atskirti naujai importuotus failus nuo failų, kurie buvo importuoti anksčiau- sukurti žymes.
- Jei failą importuojate pirmą kartą- pamėginkite importuoti mažą duomenų kiekį, kad pažiūrėtumėte ar visa informacija atvaizduojama taip kaip tikėjotės.
- Failo importą galite atšaukti per 48 valandas.