Importavimas CSV formatu labiausiai aktualus, jeigu jūsų duomenų bazė yra eksportuota iš Google Contacts, Outlook, kitos CRM sistemos arba iš kitų sistemų duomenų bazių.
Jeigu Jums patogiau importuoti XLSX (naujesnis Excel formatas) tipo failą, siūlome perskaityti šį straipsnį.
1. Pasiruošimas importavimui
Jūsų failas turi būti tvarkingas ir visi duomenys turi būti savo vietose. Paskirstykite viską stulpeliais: miestas - miesto stulpelyje, adresas - adreso, vardas pavardė - taip pat skiriame, įmonė - įmonės stulpelis ir t.t.
Teamgate standartiškai palaiko šiuos duomenų stulpelius:
- Kontaktinio asmens vardas ir pavardė
- Įmonės pavadinimas
- Gimimo data
- Įmonės kodas
- Atsakingas (už darbą su įmonę) asmuo
- Kontaktinio asmens pareigos
- Asmens kodas
- PVM kodas
- El. paštas (darbo, asmeninis, aptarnavimo, papildomas)
- Telefono Nr. ( darbo, mobilusis, faksas, namų, papildomas)
- Nuoroda (Interneto svetainė, Twitter, Blog'as, Facebook, LinkedIn, papildomas url, skype)
- Adresas (adresas, miestas, pašto kodas, šalis)
- Grupės (tipas, šaltinis, veikla, statusas)
- Aprašymas
- Apyvarta
- Darbuotojų kiekis
- Lytis
- Valstija
- Skirtukai
- Papildomi dinaminiai laukai
Jeigu turite daugiau įrašų, trinti juos nėra būtina, tiesiog keldami į Teamgate nepasirinkite jų t.y. importo metu paspauskite X.
Jeigu sistemoje nėra tokių reikšmių, kurios yra Jūsų faile (pavyzdžiui tipų, veiklų), iš pradžių sukurkite jas sistemoje prie Papildomų laukų. Tarkime, Jums yra reikalingas laukas, kuriame žymėtumėte, kuris klientas įsigijo bilietus į seminarą. Nueikite Nustatymai - Prisitaikyti sistemą sau - Papildomi laukai ir sukurkite lauką Seiminaras, į kurį importuojant įsikels kliento požymis.
Taip atrodo tvarkingo failo pavyzdys:
Šiek tiek sudėtingesnis, bet labai svarbus momentas:
Sistema veikia pagal principą, jog įkėlimo metu yra sukuriamas kontaktas ir prie jo yra priskiriami duomenys: rekvizitai, požymiai. Fizinis asmuo, kontaktas - svarbiausias. Prie jo atvaizduojami visi duomenis. Jeigu importuoti norite ne tik kontaktų, bet ir įmonių rekvizitus, vadovaukitės šiais nurodymais:
Nukopijuokite visus duomenis dokumento viduje: paspauskite ant bet kurio langelio ir kompiuterio klaviatūroje paspauskite klavišų kombinaciją Ctrl + A (pasirinksite) ir Ctrl + C (nukopijuosite);
Įdėkite nukopijuotus duomenis į dokumento pabaigą: pasirinkite pirmojo stulpelio pabaigoje laisva langelį įr įklijuokite (paste), tai daroma klaviatūros kombinacija
Ctrl + V;
Ištrinkite įklijuotoje dalyje stulpelių “kontaktinis asmuo” ir “pareigos” visą tekstą, palikite tik toje dalyje, kurią nukopijavote. Visi kiti langeliai, jų reikšmės, privalo dubliuotis.
Išsaugokite savo failą XLSX formatu. Excel > Save AS > .xlsx
2. Išsaugokite failą taisyklingu CSV formatu
Duomenys dabar yra paruošti! Belieka tik išsaugoti reikalingu CSV formatu!
Jeigu turite atsidarę savo esamą arba kuriamą naują Excel tipo failą (.xls, .xlsx formatai), Jums būtina jį išsaugoti CSV formatu. Mes siūlome išsaugoti dokumentą per OpenOffice Calc (analogiškas Exceliui nemokamas produktas, atsisiųsti galite čia: http://www.openoffice.org/download), dėl to, kad Teamgate sistemoje yra palaikomi šie standartai:
- koduotės standartas UTF-8;
- laukelius atskiriame standartiškai kableliu (comma separated);
- tekstą standartiškai atskiriame kabutėmis.
Žemiau esančiuose paveikslėliuose yra parodyta, kaip turi atrodyti nustatymai išsaugant per OpenOffice Calc :
Renkantis File > Save As, pasirinkite išsaugojimo vietą bei uždėkite varnelę
ant filtracijos nustatymų redagavimo galimybės
Pasirinkite Unicode (UTF-8) koduotę, lauko atskyrimą kableliu bei teksto atskyrimą kabutėmis, pažymėkite, kad būtų išskyriami visi langeliai
Taip su OpenOffice Jūs tvarkingai išsaugosite CSV failą, kurį nuskaitys bet kokia sistema.
Jeigu dirbate su Microsoft Excel ir norėtumėte su šia programa atlikti veiksmus, nesisiųsdami kitų programų, turime Jus nuliūdinti. MS Excel leidžia pasirinkti failo formatą atidarant CSV failą, bet nėra galimybės tvarkingai išsaugoti duomenų reikiamu formatu. Taip atsitinka dėl to, kad Excel naudojasi Jūsų kompiuterio lokaliniais nustatymais, kurie dažniausiai būna WIN-1257 (Baltic). Dėl to failo vaizdą Excel iškraipo ir neatvaizduoja lietuviškų raidžių.Tam, kad peržiūrėti turimą csv failą su Excel tvarkingai, sekite šiuos nurodymus:
- Jums reikia atsidaryti naują Excel dokumentą (new). Tuomet pasirinkite Data ir From Text:
Data > From text
- Pirmajame žingsnyje pasirinkite failą reikiamu pavadinimu. Jums atsivėrusioje lentelėje pasirinkite reikšmes Delimiter ir koduotę 65001 : Unicode (UTF-8). Toliau spauskite Next.
Delimiter > File orgin: 65001 : Unicode (UTF-8) > Next
- Kitame antrojo žingsnio lange pasirinkite atskyrimą semicolon bei teksto atskyrimą kabutėmis ir spauskite Next.
Comma > Text qualifier: “ > Next - Trečiame žingsnyje pasirinkite duomenų formatą Text, spauskite Finish ir vėliau OK.
Text > Finish
Tekstas atsivaizduos tvarkingas, kaip pavyzdiniame faile. Bet išsaugojant jį dar kartą, jis bus iškraipytas, konkrečiau, nebus atvaizduojamos lietuviškos raidės tvarkingai, dėl to ir rekomenduojame naudotis būtent OpenOffice.
3. Duomenų importavimas
Teamgate išmaniojo asistento galimybės leidžia į įmonių bei klientų duomenų bazę importuoti Jūsų klientus. Šia funkciją rasite sistemoje paspaudę Nustatymai - Importavimas.
Nustatymai > Importavimas
Paspauskite mygtuką Pasirinkti ir išsirinkite reikalingą failą savo kompiuteryje. Tokiu būdu sistemoje užsikraus Jūsų failo stulpeliai ir Jums beliks tik priskirti sistemos pasirinkimus prie reikalingų reikšmių stulpelių. Nuimkite varneles nuo Jums nereikalingų stulpelių, kad jie neįsikeltų.
Rinkdamiesi šalis arba kai kurias kitas reikšmes, kaip tipai, veiklos, statusai, priskirkite reikiamas reikšmes jų atitikmenims. Tai galite padaryti tiesiog paspaudę kairiu pelės mygtuku ant šalies kortelės iš kairės ir pele pervilkdami prie reikiamos kortelės dešinėje.