Kaip importuoti savo klientus?

Klientų duomenų bazės importavimas susideda iš dviejų dalių:

1. Taisyklingo įkeliamo failo paruošimo;

2. Failo importavimo metu sistemoje reikalinga susieti faile esančias reikšmes su Teamgate sistemoje esančiomis reikšmėmis.  

1. Duomenų bazės paruošimas. Detali instrukcija- Kaip paruošti failą importui.

 

Pastaba: Jeigu norite, jog įmonės ir kontaktai būtų tarpusavyje susiję- importuokite juos viename faile.

Jeigu Jūs turite savo klientų duomenų bazę - ji gali būti įkelta į Teamgate Įmones bei Kontaktus. Duomenų bazė turi atitikti įkėlimo reikalavimus, tuomet sistemoje ji bus atvaizduota tvarkingai, o importavimas bus sėkmingas. 

Importavimui tinkamas failas gaili būti išsaugotas 2 galimais formatais:

• CSV (Comma separated values, iki 50 000 eilučių (columns));
• XLSX (Excel naujesnis formatas). Eilučių kiekį galite apskaičiuoti taip: 150000 : iš stulpelių skaičiaus. Pvz.: Jūsų faile yra 25 stulpeliai. Norėdami apskaičiuoti kiek eilučių galite importuoti atlikite šiuos skaičiavimus 150000 : 25 = 6000. 

 

                           

 

Paprasčiausias ir populiariausias variantas yra importavimas iš XLSX formato, nes dauguma naudotojų turi MS Office programas. Jeigu Jūsų failas yra eksportuotas iš kurios nors kitos sistemos, veikiausiai jis bus standartiniu CSV formatu, atskirtu kabliataškiu.

Toliau - paaiškinsime, kaip importuoti duomenis į Teamgate XLSX formatu. Jeigu Jums yra aktualus CSV importavimas, siūlome skaityti šį staipsnį.

 

2. Kokius laukus galiu importuoti?

Jūsų failas turi būti tvarkingas ir visi duomenys turi būti savo vietose. Paskirstykite viską stulpeliais: miestas - miesto stulpelyje; adresas - adreso; vardas pavardė - viename stulpelyje kartu; įmonė - įmonės stulpelyje ir t.t.  Privalomi laukai: Įmonės pavadinimas/Kontakto vardas. 

Jeigu turite daugiau įrašų, trinti juos nėra būtina, tiesiog keldami į Teamgate nepasirinkite jų importavimo (Paspauskite X įkėlimo blokelyje)

 

3. Kaip atrodo tvarkingas failas?

Tvarkingo failo pavyzdys galėtų būti toks:

 

 

4. Kaip įkelti rekvizitus prie įmonės ir kontakto?

Jūs galite pasirinkti, prie ko norėtumėte priskirti rekvizitus (telefonas, el. paštas, adresas ir t.t.): prie įmonės ar prie kontakto. Jeigu rekvizitai skiriasi arba turi atsidurti ir prie kontakto ir prie įmonės, viskas ko jums reikia - savo faile turėti du stulpelius (pvz, Įmonės telefonas ir Kontakto telefonas). Importavimo aplinkoje beliks tik pažymėti, kad vienas laukas priklauso įmonėms, o kitas - kontaktams.

 

 

5. Ar galėsiu filtruoti kontaktus pagal miestą, jeigu importuojant jis bus viename laukelyje su adresu?

Deja, negalėsite. Miestas, pašto kodas (Rašykite tik skaičius), šalis ir adresas turėtų būti skirtinguose laukeliuose, tik tuomet galėsite tvarkingai atlikti filtravimą.

6. Jeigu kontaktas turi kelis telefonus arba el. paštus

Jie turėtų būti skirtinguose stulpeliuose Jūsų faile. Importavimo aplinkoje galėsite pasirinkti kuris telefono numeris kur turėtų atsivaizduoti ir pasirinkti jo tipą.

 

 

7. Kaip įmonei priskirti kelis kontaktinius asmenis/ darbuotojus? 

Norėdami, kad prie vienos įmonės atsivaizduotų du ar daugiau kontaktų/darbuotojų, XLSX faile turite įkelti papildomą eilutę, kurioje turite nurodyti įmonės pavadinimą, atsakingą asmenį, kontakto vardą pavardę ir kitus reikalingus duomenis. Turi būti tiek eilučių, kiek skirtingų kontaktinių asmenų. Įmonės duomenų kartoti nereikia. 

 

 

8. Kaip atskirsiu įkeltus kontaktus nuo jau esančių Teamgate sistemoje?

Turime pasiūlymą:

1. Teamgate sistemoje sukurkite naują žymę, pavadinkite ją taip, kaip jums patogu (Nustatymai > Prisitaikyti sistemą sau > Žymės > Kontaktų žymės)
2. Savo importuojamame faile pridėkite dar vieną stulpelį "žymės"
3. Prie kiekvienos įmonės/kontakto eilutės, stulpelyje "žymės" įrašykite reikšmę, kurią įrašėte pirmąjame žingsnyje į Teamgate sistemą
4. Importavimo aplinkoje pasirinkite, kad Jūsų stulpelis atitinka sistemos stulpelį "Žymės" ir priskirkite reikšmę.
5. Įmonių ir Kontaktų moduliuose filtras "žymės" Jums padės rasti visus ką tik įkeltus įrašus.

 

9. Nežinau, kur įkelti duomenis, kurie tinkami tik man?

PAPILDOMI LAUKAI 

Jeigu sistemoje nėra tokių reikšmių, kurios yra Jūsų faile, mes siūlome pasinaudoti Papildomais laukais. Papildomi laukai - tai galimybė Teamgate sistemoje sukurti bet kokį jums reikiamą lauką, su bet kokiu pavadinimu ir bet kokio veikimo tipo. Yra du viariantai, kaip galėtumėte pasielgti:

1. Iš pradžių sukurkite jas sistemoje prie Papildomų laukų. Tarkime, Jums yra reikalingas laukas, kuriame žymėtumėte, kuris klientas įsigijo bilietus į seminarą. Nueikite Nustatymai - Prisitaikyti sistemą sau - Papildomi laukai ir sukurkite lauką Seiminaras, į kurį importuojant įsikels kliento požymis.
2. Papildomus laukus galite sukurti tiesiai iš importavimo aplinkos, pasinaudoję tam skirtu mygtuku "+" bei pasirinkę, kur norite, kad papildomas laukas būtų priskirtas: prie įmonės ar kontakto.

 

                       

      

Detalesnės informacijos apie "Papildomų laukų" kūrymą ieškokite čia: Kas yra papildomi laukai ir kaip jie valdomi?

 

10. ŽYMĖS

Žymės - tai gali būti bet kuris Jums reikalingas požymis prie kontakto, pavyzdžiui: "reikia paskambinti", "dalyvavo seminare", "perka prekes", "skolininkas", "pritaikyta nuolaida", "VIP" ir t.t.

Skirtingai nei "Papildomus laukus", "Žymes" būtina sukurti prieš importuojant failą, kadangi kurti importavimo metu galimybės nėra. 

Norėdami kurti žymes sekite šiuos žingsnius: Nustatymai > Prisitaikyti sistemą sau > Žymės > + Sukurti naują > įveskite žymės pavadinimą > išsaugoti.

 

 

                  

 

Sukūrus žymes sistemoje, failo importavimo metu pasirinkite ar žymė turi būti priskirta kontaktui ar įmonei. Spauskite rodyklytę prie "Pasirinkite siūlomą lauką" ir pasirinkite atitinkamai:

 

                        

 

Jeigu reikšmės esančios faile yra identiškos reikšmėms įvestoms Teamgate, tuomet šios laukelio reikšmės bus susietos automatiškai.

Atkreipkite dėmesį! Jeigu liko žymių, kurios neprisiskyrė automatiškai, t.y. kairėje pusėje liko reikšmių- reiškia, kad tokia reikšmė nebuvo sukurta arba nėra visiškai identiška. Tuomet laukelio reikšmes sujunkite rankiniu būdu pertempdami reikšmę iš kairės į dešinę.

                         

 

2) Kaip importuoti paruoštus duomenis?

11. Importavimo mygtuką rasite 2 vietose:

1. Įmonių arba Kontaktų modulio viršuje, prie mygtuko "Naujas".

 

 

 

2. Nustatymuose (Nustatymai > Duomenų migravimas > Importavimas)

Paspauskite mygtuką Pasirinkti ir išsirinkite reikalingą failą savo kompiuteryje. Tokiu būdu sistemoje užsikraus Jūsų failo stulpeliai ir Jums beliks tik priskirti sistemos pasirinkimus prie reikalingų reikšmių stulpelių. Paspauskite X blokeliuose, kurių įkelti nenorite.

Atkreipkite dėmesį! Jei Jūsų failas yra be stulpelių pavadinimų, t.y. iš kart prasideda konktaktų sąrašas, tuomet papildomai spauskite Papildomi nustatymai > vernele pažymėkite Įtraukti pirmąją eilutę (pasirinkite jeigu keliamame faile nėra stulpelių pavadinimų)

 

 

 

Įkėlus failą į sistemą matysite blokelius, kurie atitinka kiekvieną stulpelį importuojamame faile. Šiame etape reikia susieti failo laukelių reikšmes su reikšmėmis Teamgate. Pagal nutylėjimą sistema pasiūlo pasirinkti laukelio reikšmę (3 pav.), tuomet spaudžiant "Pasirinkti siūlomą lauką" lieka tik priskirti ją įmonei arba kontaktui. Jeigu sistema reikšmės neatpažįsta, arba laukelis neatitinka siūlomos reikšmės spauskite mygtuką "Pagrindiniai" > "Pasirinkti lauką importavimui į..." (1 pav.) tada matysite visą sąrašą reikšmių. Pirma matysite "Kontakto laukus", žemiau "Įmonės laukus". Anksčiau pasirinkti laukai vaizduojami kaip neaktyvūs. Norėdami sukurti Papildomą lauką, rinkitės mygtuką "Papildomi" ir "+", kas leis sistemoje sukurti lauką, kurio sistemoje nėra, tačiau tokia informacija yra Jūsų faile. (Žr. aukščiau ties PAPILDOMI LAUKAI)

 

Žemiau pateikiamas laukų sąrašas, kuriuos įkeliant reikės sujungti laukų reikšmes Jūsų faile su reikšmėmis Teamgate sistemoje:

• Tipai;
• Veiklos;
• Statusai;
• Šaltiniai;
• Žymės;
• Šalys;
• Kiti papildomi laukai, kurių tipas yra "vienas pasirinkimas" arba "daug pasirinkimų".

Pavyzdžiui: kai importavimo aplinkoje pasirinksite, jog jūsų stulpelį "Šalis" atitinka Teamgate sistemos laukas "Šalis", jums pasiūlys:

• Kairėje visus Jūsų įrašus, šalis;
• Dešinėje, visus Teamgate įrašus, šalis.

Jums beliks tik nutempti kairiojo bloko reikšmę prie ją atitinkančios Teamgate sistemoje. Spauskite ant rodyklytės > Pasirinkite siūlomą lauką:

 

                      

 

Susiekite reikšmes esančias įkeliamame faile su reikšmėmis Teamgate. 

 

                      

 

Atkreipkite dėmesį! į apačioje esantį mygtuką "Priskirti automatiškai". Jis padės jums išvengti rankinio darbo priskiriant reikšmes, o padarys tai už jus automatiškai. Jeigu pasirinkus priskirti žymes automatiškai kairėje pusėje liko reikšmių- reiškia, kad tokia reikšmė nebuvo sukurta arba nėra visiškai identiška (Kaip pavyzdyje Canada ir Kanada). Tuomet galite pasinaudoti pirmu būdu ir priskirti reikšmes nutempiant laukelį į reikšmę atitinkančią vietą. 

 Atlikus visus veiksmus lango apačioje spauskite "Importuoti".

 

                           

 

Jeigu importavę duomenis pastebėjote, kad informacija nėra atvaizduojama taip kaip tikėtąsi, galite atšaukti importavimą atšaukti. Atšaukimas galima ribotą laiką- 24val. 

Nustatymai > Importavimas > Importavimo istorija > Atšaukti importavimą.