Atnaujinkite įmonių, kontaktų ir šaltų kontaktų modulyje esančią informaciją masiškai importuodami .csv arba xlsx formato failus. Importo metu informacija gali būti atnaujinta susiejant unikalias įrašo reikšmes esančias CRM sistemoje su reikšmėmis esančiomis importo faile (Informacijos atnaujinimui reikia pasirinkti vieną unikalią reikšmę). Unikalios reikšmės pagal kurias galima susieti ir atnaujinti įrašus yra šios: Įrašo ID, Vardas ir pavardė, Asmens kodas, Įmonės pavadinimas, Įmonės kodas, Įmonės PVM kodas. Importo metu galima tiek papildyti CRM esančią informaciją naujais įrašais pvz.: įkelti naujas žymės, šaltnius, el. pašto adresus ir kt., tiek pakeisti / koreguoti esamus įrašus naujais.
Pastaba: Šis funkcionalumas prieinamas Enterprise Plano naudotojams.
1. Kaip paruošti importo failą informacijos atnaujinimui?
1.1. Eksportuokite informaciją iš įmonių, kontaktų ar šaltų kontaktų modulio arba sukurkite naują failą su unikaliomis reikšmėmis.
Patogiausias būdas atnaujinti CRM esančią informaciją tai eksportuoti duomenis iš rekiamo modulio, ir papildyti eksportuotą failą nauja informacija. Tokiu būdu būsite tikri, kad unikalios reikšmės reikalingos duomenų atnaujinimui yra vienodos ir išvengsite rizikos atnaujinti neteisingo įrašo informaciją. Eksportavus failą rekomenduojame ištrinti visus nereikalingus informacijos stulpelius ir pasilikti tik stulpelį su pasirinkta unikalia reikšme (pvz.: įrašo ID) ir stulpelius, kurių informaciją norite atnaujinti arba papildyti.
Jeigu norite importuoti naujai paruoštą failą - įsitikinkite, kad pasirinkta unikali reikšmė pagal kurią siesite įmones, faile yra identiška reikšmei įvestai Teamgate CRM. Daugiau informacijos apie tai kaip paruošti failą importui galite rasti čia.
1.2. Unikalios reikšmės.
Įrašo ID - eksportuojant įmones iš CRM įrašo ID bus automatiškai įtrauktas į eksporto failą ir šią informaciją rasite pirmame stulpelyje. Ruošiant failą rankiniu būdu įrašo ID galite nukopijuoti iš nuorodos, kuomet atsidarote įmonės kortelę. Žr. pvz.:
Įmonės pavadinimas - tai įmonės pavadinimas įvestas į CRM. Jeigu failą pildote ranka - įsitikinkite, kad įmonės pavadinimas faile yra identiškas įrašytam CRM.
Įmonės kodas - sisteminis laukas skirtas įrašyti įmonės kodui.
PVM kodas - sisteminis laukas skirtas įrašyti PVM kodui.
Vardas ir pavardė - šalto kontakto arba kontakto vardas. Įsitikinkite, kad importo faile vardas ir pavardė yra identiški esamiems.
Asmens kodas - sistemimis laukas skirtas įrašyti asmens kodui.
1.3. Naujų laukų įtraukimas į importo failą.
Norėdami įrašų informaciją papildyti naujais duomenimis savo importo faile sukurkite naują stupelį/-ius su nauja informacija. Pvz.: Šaltiniai. Jeigu naują informaciją norite įkelti kaip papildomus laukus, kurių tipai yra (Vienas variantas, daug variantų arba žymėjimo laukeliai) rekomenduotina šiuos laukus Teamgate paskyroje susikurti prieš failo importą. Daugiau informacijos apie papildomų laukų kūrimą rasite čia.
1.4. Esamos informacijos redagavimas/papildymas.
Jeigu reikalinga paredaguoti arba papildyti laukus, kurie Teamgate CRM paskyroje jau sukurti, pvz.: žymes, el. pašto adresus, telefono numerius, įmonės kodą, papildomus laukus ir kt. - faile sukurkite stulpelį su egzistuojančio lauko pavadinimu ir surašykite reikiamas reikšmes. Jeigu redaguojate prieš tai eksportuotą failą - reikiamo stulpelio reikšmes paredaguokite arba papildykite.
Rekomenduojame faile palikti tik stulpelį su unikalia reikšme bei norimos perrašyti/papildyti informacijos stulpelį.
Priklausomai nuo importuojamo lauko tipo - informaciją bus perrašoma arba papildoma.
Laukeliai su viena galima reikšme. Laukeliai, kuriuose galima įrašyti tik vieną unikalią reikšmę, pvz.: įmonės pavadinimas, PVM kodas, papildomi laukai (kurių tipas: tekstas, skaičiai, pinigai, data, ilgas tekstas, URL) po importo bus perrašyti nauja informacija iš importo failo. Pavyzdys: įmonės "uabas" registracijos numeris įvestas CRM sistemoje yra 1234 o įmonės"uabas" registracijos numeris įvestas importo faile yra 45677. Po importo CRM sistemoje įmonės"uabas" registracijos numeris pasikeis į 45677.
Laukeliai su keliomis galimomis reikšmėmis. Laukeliai, kuriuose galima įrašyti kelias reikšmes, pvz.: telefono numeris, el. pašto adresas, žymės, papildomi laukai (daug variantų ir žymėjimo laukeliai) po importo bus papildyti nauja informaciaj iš importo failo. Pavyzdys: įmonė "uabas" buvo pažymėta žymėmis A ir B, importo faile įmonei "uabas" buvo priskirtos žymės C ir D. Po importo įmonė "uabas" turės 4 priskirtas žymes A, B, C ir D.
Pavyzdžiai:
Papildomi laukai.
|
Papildomo lauko tipas |
Informacija po importo |
|
Tekstas |
Perrašo esamą tekstą tekstu, kuris buvo importo faile |
|
Skaičiai |
Perrašo esamą skaičius skaičiais, kurie buvo importo faile |
|
Pinigai |
Perrašo pinigų sumą į sumą, kuri buvo importo faile |
|
Data |
Perrašo datą į datą, kuri buvo importo faile |
|
Vienas variantas |
Perrašo pasirinkimą į tokį, kuris buvo importo faile |
|
Daug variantų |
Palieka esamus pasirinkimus ir prideda naujus pasirinkimus iš importo failo |
|
Ilgas tekstas |
Perrašo teską į tokį, kuris buvo importo faile |
|
URL nuoroda |
Pakeičia URL nuorodą į nuorodą, kuri buvo importo faile |
|
Žymėjimo laukeliai |
Palieka esamus pasirinkimus ir prideda naujus pasirinkimus iš importo failo |
Žymės
|
Prieš įrašų atnaujinimą |
Informacija po importo |
|
Nėra priskirta žymių arba priskirtos tam tikros žymės |
Prideda naujas žymes iš importo failo |
|
|
|
Adresai. Po importo esamas adresas yra perrašomas informacija, kuri buvo importo faile. Importo būdu galima pakeisti tik miestą, pašto kodą ir pan. Primename, jog gatvė
|
Original adresas |
 |
|
Keičiama adreso eilutė |
Žalgirio g. 1236
Vilnius, Naujasis raj., LT-04587
Lietuva
|
|
Keičiamas miestas |
Pramonės g. 6
Kaunas, Naujasis raj., LT-04587
Lietuva
|
|
Keičiama šalis |
Pramonės g. 6
Vilnius, Naujasis raj., LT-04587
Estija
|
|
Keičiamas pašto kodas |
Pramonės g. 6
Vilnius, Naujasis raj., ET-999929292
Lietuva
|
Galima atnaujinti tik pirmojo adreso įrašyto CRM informaciją.
Telefono numeriai, el. pašto adresai, URL nuorodos
|
Lauko tipas |
Informacija po importo |
|
Telefono numeris (bet kurio tipo) |
Prideda papildomą telefono numerį. Nėra galimybės paredaguoti esamą telefono numerį. |
|
El. pašto adresas (bet kokio tipo) |
Prideda papildomą el. pašto adresą. Nėra galimybės paredaguoti esamo el.pašto adreso. |
|
URL nuoroda (bet kokio tipo) |
Prideda papildomą telefono numerį. Nėra galimybės paredaguoti esamos URL nuorodos. |
2. Kaip importuoti failą Teamgate sistemoje?
2.1. Atidarykite modulį, kurio informaciją norite papildyti ir paspauskite mygtuką "Importuoti".
2.2. Pasirinkite įkeliamo failo tipą iš .csv arba xlsx.
2.3. Paspauskite Papildomi nustatymai > varnele pažymėkite
2.4. Susiekite laukelius iš failo su laukeliais Teamgate. Stupelius, kurių nenorite importuoti paspauskite X.
2.5. Baigus sujungti reikšmes paspauskite Importuoti.
Daugiau informacijos apie failų importą ir laukelių sujungimą galite rasti čia. Taip pate rekomenduojame peržiūrėti žemiau įkeltą video (anglų k.).