Kaip prisegti el. laiško kopiją prie Įmonės ar Kontakto kortelės? (Smart Cc/Bcc ir laiškų persiuntimas) – Teamgate

Jeigu Jums aktualu vienoje vietoje matyti visą komunikacijos istoriją, ne tik skambučius ir susitikimus, bet ir savo el. laiškų kopijas - mes turime ką pasiūlyti!

Teamgate sistemoje yra galimybė prie Įmonių arba Kontaktų kortelės prisegti Jūsų išsiųsto ar/ir gauto laiško kopijas. Kartu su laiškais taip pat prisisega ir prie laiško prisegti failai!

Pastaba: Pabrėžtina, kad laiškus galėsite siųsti ne iš Teamgate sistemos, o kaip ir anksčiau, iš savo el. pašto programos (Gmail, Outlook).

Enterprise plano naudojai gali prijungti savo el. paštą per tiesioginę integraciją: instrukcija Gmail naudotojams; instrukcija kitų pašto serverių naudotojams.

Kontakto kortelėje prisegtas laiškas atrodo taip:

Email-copy-attachemt-email-integration-preview-Teamgate-CRM.png

1. Kaip laiškai prisegami prie klientų kortelių?

Veikimo principas:

1.1.a) Klientas Jums parašo laišką į el. pašto adresą, kuriuo jungiatės prie Teamgate ir kliento kortelėje yra įrašytas jo el.pašto adresas.

arba

1.1.b) Jūs siunčiate laišką iš el. pašto adreso, kuriuo jungiatės prie Teamgate klientui, kurio el. pašto adresas yra įrašytas kliento kortelėje.

1.2. Laiškas nukreipiamas į mūsų serverį;

1.3. Sistema tikrina iš ko jūs gavote laišką t.y. ar Teamgate paskyroje yra įvestas kliento el. pašto adresas;

1.4. Sistema randa šį el. pašto adresą jūsų sistemos paskyroje ir prisega jo kopiją prie atitinkamos kliento kortelės.

2. Būtinos sąlygos, kad siunčiamo / gaunamo laiško kopija būtų prisegta kliento kortelėje.

2.1. Jūs siunčiate el. laišką asmeniui, kurio el. pašto adresas yra įvestas Teamgate sistemoje Įmonės, Kontakto ar Šalto kontakto kortelėje.

kontakto-el-pa_to-adresas-lai_k_-prisegimas-teamgate.png

2.2. Jūs siunčiate laišką iš to el. pašto adreso, kurį naudojate, kad prisijungtumėte prie Teamgate paskyros. Taip pat galite pridėti papildomus el. pašto adresus.

2.3. Savo el. pašto nustatymuose atlikote reikiamus veiksmus automatiniam el. laiškų prisegimui.

2.4. Laiškai nesisega susirašinėjant sistemos naudotojams. Sistema tikrina ar nėra susirašinėjama tarp sistemos naudotojų ir tokių laiškų neprisega net ir tuo atveju jeigu atitinka visos kitos sąlygos.

3. Kaip laiškai prisegami skirtinguose Teamgate moduliuose?

3.1. Šalti kontaktai- susirašinėjant su šaltu kontaktu- laiškai prisisegs tik šalto kontakto kortelėje.

3.2. Kontaktai- susirašinėjant su kontaktu- laiškai prisisegs kontakto kortelėje ir pardavimo kortelėje jeigu šis kontaktas bus nurodytas kaip pirkėjas ir su šiuo kontaktu yra tik vienas aktyvus pardavimas. Taip pat, laiškai prisisegs prie įmonės, kuri yra priskirta kaip susijusi su kontaktu.

3.3. Įmonės- susirašinėjant su įmone- laiškai prisisegs įmonės kortelėje ir pardavimo kortelėje jeigu ši įmonė bus nurodyta kaip pirkėjas ir su šia įmone bus pradėtas tik vienas aktyvus pardavimas. Susirašinėjant su įmone laiškai nebus prisegami prie susijusių kontaktų.

3.4. Pardavimai- laiškai automatiškai prisegami tuo atveju jeigu susirašinėjama su prie pardavimo priskirtu pirkėju (įmone arba kontaktu) ir su šiuo pirkėju yra pradėtas tik vienas aktyvus pardavimas. Jeigu su vienu pirkėju yra pradėti keli aktyvūs pardavimo procesai- laiškai automatiškai nesisegs. Tokiu atveju galite laišką persiųsti į prie pardavimo priskirtą el. pašto adresą kaip tai aprašyta šio straipsnio 5 punkte. Taip pat, pardavimų nustatymuose galite pakeisti laiškų prisegimo logiką ir nurodyti, kad laiškai segtųsi prie visų aktyvių pardavimų arba tik prie naujausio aktyvaus pardavimo. Žr.: Pasirinkite kaip prisegti laiškus prie pardavimų.

3.5. Informacija apie tai, kuriose kortelėse prisegta laiško kopija atvaizduojama laiško viršuje.

3.6. Norint, kad laiško kopija būtų atvaizduojama ir kitose klientų kortelėse arba laiško kopiją nusegti, paspauskite redagavimo mygtuką (pieštuko ikonėlė) > spauskite "pridėti įrašą" ir pasirinkite reikiamus kontaktus iš sąrašo.

4. Kaip savo el. pašto programoje nustatyti, kad laiškų kopijos atsirastų Teamgate?

4.1. Tam, kad Jūsų gaunamieji laiškai prisisegtų prie įmonės/kontakto kortelės, savo pašto serverį tvarkančio asmens paprašykite, jog prie Jūsų ir Jūsų kolegų el. pašto adresų padarytų nukreipimą (forwarding) į Jūsų Teamgate paskyros el. laiškų persiuntimui skirtą adresą.

4.2. Tam, kad Jūsų siunčiami laiškai prisisegtų prie kontakto kortelės, Jūsų el. pašto serverį tvarkančio asmens paprašykite, kad Jūsų paskyros adresą pridėtų kaip CC/BCC adresą.

5. Kur rasti laiškų persiuntimui skirtą adresą?

5.1. Paspauskite ikonėlę su Jūsų inicialais / nuotrauka;

5.2. Paspauskite "Mano profilis" ;

5.3. Paspauskite "Apjungimai";

5.4. Nukopijuokite adresą el. laiškų persiuntimui.

mano-profilis-integracijos-el-pa_to-adresass-cc-bcc-teamgate.png

6. Ką daryti su senesniais laiškais, kuriuos gavau iš kliento? Ar prisisegs?

Deja, senesni laiškai savaime neprisisegs. Bet mes galime pasiūlyti būdą prisegti jų kopijas prie įmonės/ kontakto kortelės:

Kaip matote iš šio paveikslėlio, kiekviena įmonės ar kliento kortelė turi unikalų el. pašto adresą. Persiųskite savo el. laišką iš pašto programos tiesiai šiuo adresu ir laiško kopija atsiras bendravimo istorijoje.

Pastaba: Šis būdas nesuveiks jeigu laiškus persiunčiate tiesiogiai prijungus savo el. paštą prie Teamgate. Daugiau informacijos skaitykite čia.

7. Kur atsiras failai prisegti prie laiško?

Taip! Visi failai, kurie buvo prisegti prie Jūsų siunčiamo arba gaunamo el. laiško taip pat bus Teamgate. Failą Jūs rasite 3 vietose:

Prie prisegto laiko kopijos Įmonės arba Kontakto istorijoje.
Failų skiltyje Įmonės ar Kontakto kortelėje.
Failų modulyje.

Visas el. laiško turinys kartu su priedais negali viršyti 25MB. Viršijus šį limitą laiškas gali būti prarastas ir neprisegtas. Taip pat, atkreipiame dėmesį, jog failai gali būti prisegti kiek pavėluotai nei pati žinutė.

8. Neprisisega!

8.1. Pasitikrinkite, ar adresas, kuris yra įrašytas CC yra geras.

8.2. Pasitikrinkite ar naudojamoje el. pašto programoje nenusimušė automatinio el. laiškų prisegimo nustatymai.

8.3. Atkreipkite dėmesį, ar rašote iš to el. pašto adreso, kuriuo jungiatės prie Teamgate. Jei laišką persiunčiate iš kito el. pašto, tuomet pridėkite el. pašto adresą kaip papildomą.

Mano profilis > el. pašto adresai > išsaugoti.

8.4. Ar kliento el. pašto adresas yra nurodytas sistemoje? Ar jis teisingas?

8.5. Jeigu ieškote el. laiško kopijos įmonės kortelėje, pabandykite patikrinti, galbūt, laiškas yra kontakto kortelėje?

8.6. Laiškai susirašinėjant sistemos naudotojams neprisisega! Testavimui naudokite specialiai tam sukurtą ar asmeninį el. pašto adresą.

Susiję straipsniai