Если возможность иметь всю историю коммуникации с лидом в одном месте для Вас актуальна и важно сохранить не только звонки и встречи, но также и отправленные/полученные эл. письма - воспользуйтесь просто фантастическим решением Teamgate.
В Teamgate вы можете добавить копию эл. письма прямо в карточку лида, в историю коммуникации. Кроме того, Вам файл, добавленный к письму, тоже будет прикреплён. Письма не придётся отправлять из самой системы, Вы сможете и дальше пользоваться своим почтовым клиентом (например Gmail, Outlook Или Thunderbird). Открыв карточку лида вы увидите такой вид:
Как это работает?
Сам принцип работы состоит из нескольких условий:
- Вы отправляете своё письмо на адрес эл. почты, который введён в Teamgate в карточку одного из Лидов;
- Письмо Вы отправляете из того адреса эл. почты, который используете для подключение к Teamgate;
- Вы прикрепляете адрес сервера Teamgate в CC/BCC.
Мы Вас заинтересовали?
Как установить, чтобы копии эл. писем сохранялись?
1. Для того, чтобы Ваши входящие письма были добавлены в карточку лидов, коллегу, который ответственный за Ваш почтовый сервер, попросите, чтобы он установил пересылку (forwarding) Ваших писем на адрес эл. почты Teamgate, например cloud@mail2tg.com (начало такого адреса совпадает с названием Вашего аккаунта, можно посмотреть в адресной строке браузера).
Процесс будет таковым:
- Вам лид написал письмо;
- Письмо лида попадает на сервер Teamgate;
- Система проверяет от кого Вы получили письмо;
- Система находит лид с адресом эл. почты и добавляет копию в карточку.
2. Для того, чтобы ваши отправляемые письма прикреплялись к карточке лида, нужны дополнительные настройки Outlook, о которых можно унать подробнее тут: http://goo.gl/DXE7eB.
Таким образом, когда Вы добавляете системный адрес в СС/ВСС (например, cloud@mail2tg.com), происходит тот же процесс, что и описан ранее, а копия окажется там, где и должна быть.
На какой точный адрес отправлять письма?
Используйте адрес, который состоит из названия Вашего аккаунта в Teamgate и окончания @mail2tg.com. Пример: [название]@mail2tg.com. Пример эл. письма:
From: support@teamgate.com
To: info@company.com
CC/BCC: cloud@mail2tg.com
Уточнить адресс для СС/ВСС вы всегда можете у нас, просто напишите нам по эл. почте support@teamgate.com.
Что делать со старыми письмами клиента, как их добавить в систему?
К сожалению нет способа автоматически прикрепить и ранее отправленные/полученные письма. Но мы подскажем способ, как это сделать вручную:
Как видно на этой картинке, каждый Лид в Teamgate имеет свой уникальный адрес эл. почты нашего сервера. Всё, что Вам нужно сделать. это отправить любое письмо контакта на этот адрес (переслать, forward) и в течении 5-7 минут письмо будет прикреплено к истории коммуникации лида.
Не прикрепляется!
Есть несколько моментов, на которые стоит обратить внимание:
- Проверьте, правильный ли указанный СС/ВСС адрес. Если Вы не уверены, просто обратитесь к нам за уточнением.
- Обратите внимание, отправляете ли Вы письма с адреса эл. почти, который используете в Teamgate.
- Обратите внимание, прошли ли 7 минут? :)
- Указан ли адрес эл. почты, на который Вы отправили письмо, среди реквизитов лида?
Кроме того, самое первое отправляемое письмо может немного опоздать, так что просим запастись терпением, пока все настройки заработают.
Прикрепляются ли файлы с эл. письмами?
Конечно!
Все файлы, которые Вы прикрепили к письму будут помещены в Teamgate. Найдёте Вы их в 3-х местах:
- Рядом с копией Вашего эл. письма в истории коммуникации.
- В блоке файлов, в карточке лида.
- В разделе Файлы, в Teamgate.
Лимит файлов - 25 Мб.
Если у Вас есть вопросы, связанные с описанными функциями, пришлите их нам по эл. почте support@teamgate.com.