Teamgate служба поддержки

Как добавить копию эл. письма в карточку Контакта/Компании?

Giedre -

Если возможность иметь всю историю коммуникации с контактом/компанией в одном месте для Вас актуальна и важно сохранить не только звонки и встречи, но также и отправленные/полученные эл. письма - воспользуйтесь просто фантастическим решением Teamgate.

В Teamgate вы можете добавить копию эл. письма прямо в карточку контакта/компании, в историю коммуникации. Кроме того, Вам файл, добавленный к письму, тоже будет прикреплён. Письма не придётся отправлять из самой системы, Вы сможете и дальше пользоваться своим почтовым клиентом (например Gmail, Outlook Или Thunderbird). Открыв карточку Контакта/Компании вы увидите такой вид:

Как это работает?

Сам принцип работы состоит из нескольких условий:

  • Вы отправляете своё письмо на адрес эл. почты, который введён в Teamgate в карточку одного из Контактов/Компаний;
  • Письмо Вы отправляете из того адреса эл. почты, который используете для подключение к Teamgate;
  • Вы прикрепляете адрес сервера Teamgate в CC/BCC.

Мы Вас заинтересовали?

Как установить, чтобы копии эл. писем сохранялись?

1. Для того, чтобы Ваши входящие письма были добавлены в карточку Контактов/Компаний, коллегу, который ответственный за Ваш почтовый сервер, попросите, чтобы он установил пересылку (forwarding) Ваших писем на адрес эл. почты Teamgate, например cloud@mail2tg.com (начало такого адреса совпадает с названием Вашего аккаунта, можно посмотреть в адресной строке браузера). 

Процесс будет таковым:

  • Вам Контакт написал письмо;
  • Письмо Контакта попадает на сервер Teamgate;
  • Система проверяет от кого Вы получили письмо;
  • Система находит Контакт с адресом эл. почты и добавляет копию в карточку.

2. Для того, чтобы ваши отправляемые письма прикреплялись к карточке Контакта, нужны дополнительные настройки Outlook, о которых можно узнать подробнее тут: http://goo.gl/DXE7eB.

Таким образом, когда Вы добавляете системный адрес в СС/ВСС (например, cloud@mail2tg.com), происходит тот же процесс, что и описан ранее, а копия окажется там, где и должна быть.  

На какой точный адрес отправлять письма?

Используйте адрес, который состоит из названия Вашего аккаунта в Teamgate и окончания @mail2tg.com. Пример: [название]@mail2tg.com. Пример эл. письма:

From: support@teamgate.com
To: info@company.com
CC/BCC: cloud@mail2tg.com

Уточнить адресс для СС/ВСС вы всегда можете у нас, просто напишите нам по эл. почте support@teamgate.com

Что делать со старыми письмами клиента, как их добавить в систему?

К сожалению нет способа автоматически прикрепить и ранее отправленные/полученные письма. Но мы подскажем способ, как это сделать вручную:

Как видно на этой картинке, каждый Контакт/Компания в Teamgate имеет свой уникальный адрес эл. почты нашего сервера. Всё, что Вам нужно сделать. это отправить любое письмо контакта на этот адрес (переслать, forward) и в течении 5-7 минут письмо будет прикреплено к истории коммуникации Контакта/Компании.

Не прикрепляется!

Есть несколько моментов, на которые стоит обратить внимание:

  1. Проверьте, правильный ли указанный СС/ВСС адрес. Если Вы не уверены, просто обратитесь к нам за уточнением. 
  2. Обратите внимание, отправляете ли Вы письма с адреса эл. почти, который используете в Teamgate.
  3. Обратите внимание, прошли ли 7 минут? :)
  4. Указан ли адрес эл. почты, на который Вы отправили письмо, среди реквизитов Контакта/Компании?

Кроме того, самое первое отправляемое письмо может немного опоздать, так что просим запастись терпением, пока все настройки заработают.

Прикрепляются ли файлы с эл. письмами?

Конечно!

Все файлы, которые Вы прикрепили к письму будут помещены в Teamgate. Найдёте Вы их в 3-х местах:

  1. Рядом с копией Вашего эл. письма в истории коммуникации.
  2. В блоке файлов, в карточке Контакта/Компании.
  3. В разделе Файлы, в Teamgate.

Лимит файлов - 25 Мб.

 

Если у Вас есть вопросы, связанные с описанными функциями, пришлите их нам по эл. почте support@teamgate.com

Еще есть вопросы? Отправить запрос

Комментарии